نظم و دقت همیشه یکی از فاکتورهای مهم در دانشگاه های سراسر دنیا می باشد. بدیهی است هرچقدر یک دانشجو یا متقاضی از نظم بیشتری برخوردار باشد در سطح بیشتری از توجه مسئولین دانشگاه قرار می گیرد حال این نظم اگر از همان ابتدا یعنی زمان ارسال مدارک رعایت شود تاثیر چشمگیری در روند قبولی متقاضی خواهد داشت، یکی از مدارکی که برای دانشگاه از اهمیت به سزایی برخوردار است انگیزه نامه تحصیلی است. اینکه متقاضی بیان کند :

• چه سوابق تحصیلی قبل از این دانشگاه دارد؟
• قصد تحصیل در چه رشته و چه مقطعی را دارد؟
• آیا در مورد دانشگاه و سطح علمی آن تحقیق کرده است؟
• علت اینکه متقاضی این دانشگاه به خصوص را انتخاب کرده است چیست؟
• در صورت قبولی آیا دانشجو خواهد توانست فوایدی هم برای دانشگاه داشته باشد؟
• اهداف دانشجو پس از فارق التحصیلی از این دانشگاه چیست؟

رعایت این موارد هنگام نوشتن انگیزه نامه می تواند تاثیر مثبتی در ذهن مخاطب ایجاد کند چرا که خود را فردی با برنامه و انگیزه بالا نشان می دهد و هدف خود را از تحصیل در این دانشگاه مشخص کرده است.